個人情報の取扱いに関する基本方針

個人情報の取扱いに関する基本方針

基本方針

近畿地区国立大学法人等職員統一採用試験委員会(以下「委員会」という。)は、個人情報(個人に関する情報であって、特定の個人を識別することが可能なものをいう。以下同じ)保護に関する法令及び内部要領等を遵守し、国立大学法人、大学共同利用機関法人、独立行政法人国立高等専門学校機構その他関係法人(以下「国立大学法人等」という。)が参加する国立大学法人等職員統一採用試験(以下「採用試験」という。)に関して、委員会が取り扱う個人情報の取得及び利用を適正に行うとともに、個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずることにより、近畿地区国立大学法人等職員統一採用試験事務室(以下「事務室」という。)が主催する説明会等への参加申込者並びに採用試験の受験申込者及び第一次試験の受験者(以下「志願者等」という。)の個人情報の保護に努めます。

組織的対応

基本方針を具体化するために、委員会として次のような対応を行います。

  1. 個人情報の保護に関する法令等を遵守します。
  2. 個人情報の取扱いに関する内部要領を策定するとともに、個人情報を取り扱う業務及びシステムを適正に管理します。
  3. 個人情報が適正に取り扱われているか否かを、随時点検し、安全確保上の問題がある場合には取扱いを改善します。
  4. 採用試験に参加する国立大学法人等及び個人情報のデータ処理を委託する企業等に対し、個人情報の安全管理を適正に行うよう求めます。
  5. 本基本方針は、委員会のホームページに掲載することなどして、随時閲覧可能な状態とするよう努めます。

個人情報の取扱いについて

委員会は、個人情報の取扱いについて、次の原則に基づき適切な対応に努めます。

管理体制の整備
採用試験の実施に際し、事務室に個人情報を取り扱う業務及びシステムを担当する人員を配置し、適正な管理を行わせることにより、志願者等の個人情報の保護に努めます。また、志願者等からの個人情報に関する質問等は、事務室にて受け付けます。
個人情報の取得
個人情報の取得は、近畿地区の国立大学法人等職員の採用目的の範囲内で適正に行います。
なお、近畿地区国立大学法人等職員統一採用試験事務室ホームページではサイトの利用状況を把握するためGoogle Analyticsを利用します。当該サービスではファーストパーティクッキーを利用し個人を特定することなくトラフィックデータを収集しています。Google社におけるデータの取り扱いについては同社ページをご参照ください。
個人情報の利用
個人情報を利用する場合、個人情報保護の重要性を強く認識し、当該個人情報の利用目的の範囲内で行います。
個人情報の提供等
法令に基づく場合及び以下のいずれかに該当する場合を除き、志願者等の個人情報を第三者に開示し、又は提供しません。
  1. 志願者等の同意を得た場合
  2. 採用試験に参加する国立大学法人等が、その職員を採用することを目的として利用する場合
  3. 図書系専門試験実施組織が事務系(図書)試験区分の第一次試験合格者に対して、専門試験を実施する場合
  4. 近畿地区以外の6地区(北海道地区、東北地区、関東甲信越地区、東海・北陸地区、中国・四国地区及び九州地区)の採用試験実施委員会からの申出に基づき、採用試験実施年度の11月1日以降、当該地区の職員を採用するために事務系(図書)及び技術系試験区分の第一次試験合格者名簿を提供する場合
  5. 志願者等を特定の個人として識別することができない状態に個人情報を加工して統計的なデータ等として開示する場合
個人の権利利益の保護
志願者等(志願者等からの委任を受けた代理人等を含む。)からの請求による場合で、志願者等本人であることの確認ができた場合に限り、当該志願者等の個人情報の訂正等について、合理的な期間、かつ妥当な範囲内で対応します。